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考勤工资系统AB帐的实战浅析
2009/12/23
考勤工资系统AB帐的实战浅析
  来源:admin发布时间:2009-12-11阅览:2 次【字体:

作为专业的验厂咨询和验厂考勤软件公司,有着上千次陪同验厂经历,在这里结合工厂的实际验厂经历,谈谈用软件技术改善验厂管理的问题。

审核员来厂前,工厂需要做诸多的准备工作,象文件体系、消防安全、工厂现场改善……在此,我只谈工时(考勤)、劳动报酬(工资)、童工(人事管理)数据的准备工作。

 

一、考勤系统的选择:

俗话说的好,工欲善其事 , 必先利其器!正确地选择好一套考勤系统,对于验厂顺利的通过和管理,有很大的影响。我们先了解一下不同阶段的考勤系统。

1 、打卡机(卡钟):

纸卡,插入式考勤,缺点是成本高、效率低、考勤数据不能修改、管理复杂。目前使用多的为小企业,基本已被淘汰;

2 、电子考勤:

电子考勤系统由于采用的技术方式不同,有下列的一些种类,不同的技术手段,针对于不同的应用行业及工厂特征。

条码考勤系统;较早时期的技术,目前逐渐被淘汰;

插入式 IC 卡;较早时期的技术,目前逐渐被淘汰;

3、指纹考勤系统:

能够有效防止人员代打卡,精密度比较高,但是在效率方面一般,另外考勤时人员手指的清洁度、手指脱皮等问题受影响。适合于管理办公室,不适合工厂员工管理。

非接触(射频) IC 、 ID 卡考勤系统:

非接触(射频) IC 、 ID 卡考勤系统是目前最为常用的电子考勤系统,其特点是刷卡速度快,结合专业的考勤软件,能够批量获得考勤数据和报表,有的软件支持考勤数据的修改,能制作出 A 、 B 等多个帐套。

该系统通常有考勤机(刷卡机)、 IC/ID 卡片、考勤管理软件组成,考勤机(刷卡机)、 IC/ID 卡片市场上比比皆是,产品通用型很强,最为核心 / 价值的是考勤软件,不同的软件具有不同的功能,工厂在选择考勤系统时,软件功能的确认是确定考勤系统是否好用的关键。

另外在选择考勤系统时,要注意保护现有的考勤系统投资,有些考勤机设备和 IC/ID 卡是可以再利用的。本文上面也提及到考勤系统是由考勤机、 IC/ID 卡、考勤软件组成,其中多数情况下,考勤机、 IC/ID 卡是可以再利用的(与其他考勤 / 验厂软件做接口)。

我们所服务的一些有一定规模的客户,之前在“一卡通”系统上投入不菲,包含考勤机、感应卡、考勤软件,能够实现考勤、餐饮等管理,运行状况良好。但是由于是通用的考勤系统,考勤软件部分不支持工资管理和“验厂考勤”管理。我们在给其解决方案时,注意了保护该厂的前期投资,即在原来购买的考勤系统基础上,保留了考勤机及感应卡,只更新了考勤软件。

关于考勤系统价格,考勤机、感应卡的价格都是有据可依的,各地的价格也比较透明,这里谈谈考勤软件的价格考察方法。一般来讲,做通用考勤系统的厂商,多数属于生产或贸易企业,他们的强项是批量生产或分销,在增殖服务(软件开发)方面的能力一般,他们会 OEM 或自主开发一套通用的考勤软件并批量的卖,所以价格是很低的,甚至是免费赠送。但是该软件的功能有限,大众化,如果工厂不考虑验厂管理及其他个性化的需求,此方案无疑是最佳选择。

如果工厂希望在考勤软件管理方面实现验厂管理及其他个性化需求,则需要在原有考勤软件上做“二次开发”或重新购置一套软件。有的考勤系统厂商可以提供增殖开发服务,那么就可以在原有的考勤系统上做“二次开发”。这里有一点说明,由于软件设计架构的问题,并不是所有的功能都可以在原有系统上通过“二次开发”实现,此时你需要选择一家专业软件开发公司。专业软件公司会结合你的需求及他们的自身产品帮助你实现功能,以及做接口连接相关的硬件设备(考勤机、感应卡)。

二、工厂考勤管理:

第一部分: A 帐:工厂真实的考勤数据。

用途:用于工厂的日常考勤管理及工资核算。

重要数据:日 / 月考勤报表、请假等异常出勤记录、工时统计、加班统计、全勤奖管理等等。

获得方法:

打卡机纸卡直接插入打;再手工制作各类报表;

该该系统管理其利弊我就不在此赘述了。

通过考勤软件从考勤机下载和导入;

特点:记录真实的考勤数据,存在早到、迟到、漏打卡、旷工、加班等问题,如果拿该数据作为验厂数据,则需要大量的人工修改和确认工作,心力憔悴。

特别说明:

一套适用的考勤系统 + 完善的考勤管理制度,对于公司日常管理的影响是很大的。两者缺一不可。适用的考勤系统仅仅是个工具(利器),需要一套严格考勤管理制度规章督促、保障员工每日上下班打卡。这一点,南方(广东,特别是一些台资、日资企业)的工厂管理的非常好,能够确保每天 4 次、 6 次考勤记录的完整性,即使有漏打卡及异常考勤的,通过考勤系统“异常”管理功能补上即可。如果员工每日能老老实实的刷卡,并确保数据完全能被采集,对于验厂数据的修改和管理,其意义也是很大的。我有个客户在山东,他们有一套非接触考勤系统,但是不能有效执行上下班刷卡,其考勤数据就不能很完善。呵呵,管理人员抱怨,“员工他们都不愿意刷”(散漫惯了,再者有时需要排队的)。

第二部分: B 帐:假数据,用来验厂的。

用途:专门用于客户验厂

获得方法:

EXCEL 或其他方式制作。

在 A 帐的基础上按照验厂要求人工修改、确认。

根据验厂要求,利用软件批量产生。

特点:由于使用的软件功能良莠不齐,制作数据的效率及质量也是参次不齐。另外由于软件供应商对 COC 、 ICTI 、 SA8000 等理解的深度,对审核员验厂的测试及支持不能有效把握与控制,从而在考勤、工资方面无法保证验厂的可靠性。

第三部分:验厂实战

经历过验厂的朋友们,以下几种情况可能会比较突出:

审核员现场刷卡测试。

解决方案:之前一定明确要求相关的服务商做好功能的开发工作,并反复做现场模拟测试。

一个 2000 多人的工厂,竟然没有一个人请假或迟到、早退等异常出勤记录?

解决方案:从理论上,这种现象有 1% 发生的几率,多数情况下,异常出勤是常有的。有些考勤系统是可以实现批量自动生成考勤数据了,但是不支持异常出勤的修改。这样,麻烦就大了。所以,在软件开发时,注意该问题。在制作数据时,更要注意该现象。

打开考勤系统时,出现“生成数据”、“批量生成”、“修改数据”……等等软件按纽。

解决方案:如果你的系统有这样的小问题话,那可谓是“不打自招”了。解决方法:把这些字眼用别的名词来代替。并且在验厂当天通过密码切换把这些功能完全掩藏。

整个验厂工作的管理系统性,以及其中的逻辑。

一些现象:

和审核员朋友聊天获悉,多数没有通过的工厂,是缺乏整个 COC 管理系统性,有自相矛盾的地方,相互不能衔接,没有条理。比如在文件上、管理体系上、一些数据的相互关联上等等。比如,考勤显示,仓库周日不加班,但是在仓库检查一些工作单时,却发现有出入库及领料单记录。

解决方案:时间允许的情况下,结合 COC 、 ICTI 、 SA8000 等规则反复梳理,在工厂内部不同角度进行预演和复查。针对上述的工作单问题,合理的方案是将平常(周一 ~ 周五或周六)、周日的工作单分开管理。

打开考勤系统后,手忙脚乱,解说起来没有条理。

其实,审核员查看考勤软件,实质上相当于你要给其介绍一下考勤软件,你可以想想当初卖该软件的业务员是怎么给你介绍的。解决方案:你自己要搞清楚该软件的工作原理(业务流程)及功能。通常来讲,发卡— > 刷卡— > 考勤软件采集数据— > 考勤信息查询— > 考勤报表生成输出……是考勤系统基本流程。还有 “沉着冷静”、“胸有成竹”是一个成熟 COC 管理人员的必须具备素质。

大凡没有通过验厂的工厂基本上都是有“严重硬伤”,如果审核员象侦探那般深究起来,我敢说没有一个工厂是可以通过的。有个审核员朋友告诉我:( 1 )干掉一家工厂,对他们来讲也是一种损失。( 2 )在公众面前,我们在形式上必须保持一致。

解决方案:对于工厂难以履行的社会责任问题,本人以为是中国现今的“国情”,国家和企业尚未具有必须施行必须履行的能力。这一点大家都心知肚明,但是为什么要验厂呢?大公司或品牌上要的是形象和面子。我们不一定依照验厂标准真干,但是起码形式上要象样,虽然你觉得是个“游戏”,但是,我建议您必须认真地玩好这个游戏。我有不少客户曾经走过弯路。

三、工资管理

第一部分: A 帐:真实的工厂工资核算管理

用途:用于工厂的工资核算和工资管理

获得方法:( 1 )由会计人员根据真实考勤记录和薪资制度人工核算;

( 2 )利用专业人事薪资软件进行核算、管理;

特点:工厂真实的工资核算与管理,随着管理精细化的推进,有不少企业实施 ERP 或专业人力资源管理软件(人事、考勤、工资一体)代替手工管理。

第二部分: B 帐:假的工资数据,应对验厂

用途:专门用于客户验厂

获得方法:通常情况下,工厂设置文员或会计人员专门制作假的工资数据,或手工或利用工资管理系统。在制作数据时,参照考勤 B 帐出勤、加班、当地工资标准法规等情况。

特点:( 1 )与考勤数据 B 帐有逻辑关系,工时的统计与核算必须要与考勤数据 B 帐保持一致;

( 2 )如同考勤数据 B 帐一样,工作量浩大;

对于工资的审查,以下几点是关键:

( 1 )标准。

人员及软件系统必须要清楚当地最低工资标准,以及工资的计算公式。

( 2 )工资的核算逻辑

工资的核算必须要和人事、当月出勤记录保持逻辑上的衔接,如:工时、各种加班、异常出勤(是否有全勤奖)等等问题。

( 3 )关于计件工资和计时工资的问题。

有不少服装加工工厂,他们在管理上通过计件,系统上采用计时。此过程在系统上需要一个计件与计时的换算工作。

( 4 )最低工时补给。

( 5 )员工访谈。事先工资条打印。

第三部分:可行的解决方案:

如果希望通过软件来改善验厂管理工作,在选择服务商或产品时,请注意下列问题,可以作为参考建议:

行业背景:关于软件 / 咨询服务企业:首先是验证服务商是否有验厂( COC 、 WRAP 、 ICTI 、 SA8000 等)行业的背景,或者是对验厂管理的理解深度,象很多做通用考勤机或考勤软件的企业着实很多,但是大多数没有验厂相关的经验,所以不一定适合你。其次,服务商的软件开发能力及实际售后服务政策;软件的应用效果与软件服务商的支持与服务是密不可分的。

软件本身:人事、考勤、工资一体化的解决方案,即可以独立使用,也可以联合协同应用。

1 、 人事管理部分:要求能够对员工的档案以及劳动合同进行全面的管理。并实现查询、打印、报表的功能;

2 、 考勤管理部分:一套软件 2 个(甚至更多)帐套,要求即能实现 A 帐真实的管理,又要求在功能上能够对付审核员验厂流程、验厂手段,再者就是注意软件的易用性、保密性、制作数据的可靠性、稳定性;

3 、 工资管理部分:要求能够支持计件工资、计时工资的算法;工资的核算必须与人事、考勤的数据保持一致。
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